Till följd av vårt samarbete behandlar vi uppgifter om dig.

Denna integritetspolicy talar om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Riktlinjerna för vår behandling av personuppgifter finns i EU:s dataskyddsförordning (GDPR”–2016/679) och den danska lagstiftningen om uppgiftsskydd, som båda träder i kraft den 25 maj 2018. Före detta datum regleras behandlingen i nuvarande danska personuppgiftslagen.

1. Personuppgiftsansvarig

Den juridiska enhet som ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter är:

iTOOLS I/S
CVR-nr. DK 34 22 06 62
Skovdalsvej 4
8300 Odder
Danmark
al@itools.dk
+45 53 53 33 15

2. Syfte med användning av personuppgifter

Vi använder dina personuppgifter till följande ändamål:
Vi behandlar dina personuppgifter som en del av kundrelationen och/eller till följd av vårt samarbete. 

3. Kategorier av personuppgifter

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter om dig:

1. Allmänna personuppgifter: Allmänna uppgifter såsom namn, adress, kontaktuppgifter, organisationsnummer, offentligt tillgängliga uppgifter om företaget, produktionsförhållanden, ägarförhållanden, finansiell situation, kontonummer, etc., som vi behandlar. 

4. Behandlingsgrund

Vi behandlar dina personuppgifter som beskrivs ovan baserat på följande behandlingsgrund:

1. För att kunna uppfylla våra avtal, samarbetsavtal, etc.
2. För att uppfylla gällande lagstiftning.
3. Om det framgår av ett adekvat legitimt intresse.
4. Om vi har fått samtycke att behandla uppgifterna.

5. Lagring av personuppgifter

De personuppgifter som vi samlar in i samband med kund- och/eller samarbetsförhållandet, lagras fysiskt och/eller elektroniskt.

Dina uppgifter lagras säkert och konfidentiellt. Endast personer med ett faktiskt behov har laglig tillgång till dina personuppgifter. 

När kund- eller samarbetsförhållandet upphör tar vi ställning till i vilken utsträckning dina uppgifter ska raderas. Som utgångspunkt lagras dina personuppgifter i fem år efter kund- eller samarbetsförhållandets upphörande, och därefter tas de bort utan onödigt dröjsmål vid årets slut. Om lagstiftningen undantagsvis ligger till grund för en längre lagring kan detta ske.

6. Källor

Vi samlar in personuppgifter från följande källor:

• Direkt från dig, inklusive din webbplats
• Offentliga myndigheter, t.ex. Bolagsvärket och företagsregistret
• Företagsportaler, t.ex. Näringslivsregistret

7. Vidarebefordrande av dina personuppgifter

Vi kan vidarebefordra dina personuppgifter till tredje part som hjälper oss med hantering av vår administration, t.ex. lön, administration, bokföring, hosting av it-system etc.

Dessutom lämna vi ut dina personuppgifter till berörda myndigheter i den utsträckning vi är skyldiga att göra så. 

8. Informationssäkerhet

Vi gör vårt yttersta för att skydda iTOOLS och våra kunder och samarbetspartners från obehörig åtkomst, ändring, offentliggörande eller förstörelse av personuppgifter som vi lagrar.

Vi har implementerat följande organisatoriska och tekniska åtgärder generellt hos iTOOLS

• Antivirus på samtliga it-system som behandlar personuppgifter
• Backup på samtliga it-system som behandlar personuppgifter
• Användning av branschtypiska it-system för behandlingsaktiviteterna
• Åtkomstbegränsning till personuppgifter så att åtkomst endast beviljas där det är nödvändigt.
• Databehandlingsavtal med leverantörer som behandlar personuppgifter för iTOOLS.
• Vägledning om säker hantering av personuppgifter och informationstillgång för personal med åtkomst till informationssystem.
• Genomförande av riskbedömning och dokumentation av alla system som behandlar personuppgifter för att säkerställa ett välgrundat underlag för säkerhetsnivån för personuppgiftsbehandlingen hos iTOOLS. 

9. Överensstämmelse och samarbete med myndigheter

Vi går regelbundet igenom att vi följer vår egen integritetspolicy. Vi följer också ett flertal andra, interna it-säkerhetsprinciper. Om vi får formella skriftliga klagomål, engagerar vi oss för att kontakta avsändaren för att följa upp klagomålet. Dessutom förpliktigar vi oss att samarbeta med myndigheter som exempelvis Datatilsynet och Datainspektionen när det gäller att lösa klagomål om spridning av personuppgifter som vi inte kan lösa direkt med våra kunder/samarbetspartners. 

10. Ändringar

Vår integritetspolicy kan ändras från tid till annan. Vi begränsar inte dina rättigheter vad gäller denna integritetspolicy utan ditt uttryckliga medgivande. Eventuella ändringar i denna integritetspolicy anges på webbplatsen itools.dk, och om det sker betydande förändringar kommer vi att uppmärksamma dem på ett mer iögonfallande sätt (vissa ändringar informerar vi bl.a. om vi e-post).

11. Dina rättigheter

Du har följande rättigheter:

• Du har rätt att begära åtkomst, korrigering eller radering av dina personuppgifter.
• Du har också rätt att motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter och få behandlingen av dina personuppgifter begränsad.
• Om behandlingen av dina personuppgifter grundas på ditt samtycke, har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst. Ditt återkallande påverkar inte lagenligheten av den behandling som utförs innan återkallandet av ditt medgivande.
• Du har rätt att få ut de personuppgifter som du själv har lämnat ut i ett strukturerat, vanligt förekommande och maskinläsbart format (dataportabilitet).
• Du kan alltid lämna in ett klagomål mot behandlingen av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet, t.ex. Datatilsynet eller Datainspektionen. 

Kan du utnyttja dina rättigheter genom att kontakta vår Online manager, Anna Larsen, på följande e-postadress:al@itools.dk, varefter dina kommentarer hanteras manuellt.

Vi kan avvisa förfrågningar som är orimligt täta, kräver oproportionerligt stort tekniskt ingripande (exempelvis att utveckla ett nytt system eller väsentligen ändra befintlig praxis), påverkar skyddet av andras personuppgifter eller något som är extremt opraktiskt (till exempel förfrågningar om uppgifter som finns som säkerhetskopior).

Om vi kan korrigera information gör vi naturligtvis detta utan kostnad, såvida det inte kräver en oproportionerligt stor ansträngning. Vi strävar efter att underhålla våra system på ett sätt som skyddar uppgifterna från felaktig eller skadlig förstörelse. När vi tar raderar dina personuppgifter från våra system är det därför möjligt att vi inte alltid kan ta bort den tillhörande kopian från våra arkivservrar genast.

Det kan finnas villkor eller begränsningar i dessa rättigheter. Det är därför inte säkert att du till exempel har rätt till dataportabilitet i ett visst fall eller att din invändning kommer att besvaras – detta beror på de särskilda omständigheterna i samband med behandlingen.

Denna integritetspolicy uppdaterades senast: 15 maj 2018

Med vänliga hälsningar 

              Anna Larsen                                                      

iTOOLS I/S